Prozessautomatisierung

Routine läuft automatisch. Ihr Team konzentriert sich auf das Wesentliche

Rechnungen abtippen, E-Mails weiterleiten, Daten von einem System ins nächste kopieren: Solche Aufgaben kosten jeden Tag Stunden. Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe mit Workflows, Schnittstellen und KI, so dass Ihr Team nur noch dort eingreift, wo es wirklich gebraucht wird.

Prozess-Check anfragenBeispiele ansehen
  • Dokumente
  • E-Mail
  • ERP
  • CRM
  • Fachverfahren
  • KI-Agenten

Beispiel: Eingangsrechnung

Derselbe Ablauf, zwei Arbeitsweisen.

  1. Postfach sichten

    Mensch

    E-Mail öffnen, Anhang speichern, Ablage suchen.

    2 Min.

  2. Daten abtippen

    Mensch

    Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Positionen ins ERP übertragen.

    6 Min.

  3. Bestellung abgleichen

    Mensch

    Passende Bestellung suchen und Mengen sowie Preise vergleichen.

    4 Min.

  4. Freigabe einholen

    Mensch

    Rechnung per E-Mail weiterleiten und auf Antwort warten.

    3 Min.

  5. Buchen und ablegen

    Mensch

    Buchung anlegen, Dokument benennen und archivieren.

    3 Min.

Aufwand je Rechnung

18Min.

Bei 400 Rechnungen im Monat
120 Std.
Manuelle Schritte
5 von 5

Jede Rechnung geht vollständig durch Menschenhand.

Vereinfachte Darstellung mit beispielhaften Werten. Die tatsächliche Ersparnis ermitteln wir im Prozess-Check.

Erkennen.

Dokumente, E-Mails und Formulare werden gelesen und verstanden, auch wenn sie nicht einheitlich aufgebaut sind.

Entscheiden.

Klare Regeln übernehmen den Standardfall. Unsichere Fälle gehen mit Begründung an einen Menschen.

Erledigen.

Daten landen direkt im richtigen System. Buchung, Antwort, Ablage und Protokoll inklusive.

Anwendungsfälle

Wo Automatisierung schnell wirkt

Überall dort, wo Informationen regelmäßig ankommen, geprüft und an anderer Stelle weiterverarbeitet werden.

Eingangsrechnungen

Auslesen, mit Bestellungen abgleichen, zur Freigabe vorlegen und buchen.

Anfragen und Postfächer

E-Mails und Formulare nach Anliegen sortieren, Daten erfassen und Antwortentwürfe vorbereiten.

Anträge und Formulare

Eingereichte Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen und fehlende Angaben gezielt nachfordern.

Daten zwischen Systemen

Stammdaten, Aufträge und Status zwischen ERP, CRM, Shop und Fachverfahren synchron halten.

Berichte und Auswertungen

Kennzahlen aus mehreren Quellen zusammenführen und regelmäßig verständlich aufbereiten.

Wissen und interne Fragen

Assistenten beantworten Fragen auf Basis Ihrer freigegebenen Dokumente, mit Quellenangabe.

Grundsätze

KI als Werkzeug, nicht als Blackbox

Gute Automatisierung kombiniert feste Regeln, Schnittstellen und KI genau dort, wo sie jeweils am verlässlichsten sind.

  • Prozess vor Technik

    Wir verstehen zuerst den Ablauf und vereinfachen ihn. Automatisiert wird nur, was danach noch nötig ist.

  • Mensch in der Schleife

    Freigaben und Ausnahmen bleiben bei Ihrem Team. Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet.

  • Nachvollziehbar

    Jeder Schritt wird protokolliert. Sie sehen jederzeit, was warum passiert ist.

  • Datenschutz eingeplant

    DSGVO-konforme Datenflüsse, europäisches Hosting oder eigene Infrastruktur nach Bedarf.

Vorgehen

Klein starten, Wirkung messen, ausbauen

Sie entscheiden nach jeder Stufe, wie es weitergeht. Wir beginnen mit dem Prozess, der den größten Nutzen verspricht, und zeigen die Ersparnis in Zahlen.

  1. 01

    Prozess-Check

    Wir nehmen Ihre Abläufe auf, messen Aufwand und Fehlerquellen und bewerten, wo Automatisierung am meisten bringt.

    Priorisierte Liste mit Einsparpotenzial

  2. 02

    Pilot

    Wir automatisieren einen ausgewählten Prozess Ende zu Ende und binden die beteiligten Systeme an.

    Messbare Zeitersparnis nach wenigen Wochen

  3. 03

    Ausbau und Betrieb

    Wir übertragen das Vorgehen auf weitere Abläufe, überwachen die Qualität und entwickeln weiter.

    Verlässlicher Betrieb aus einer Hand

Branchen

Erfahrung aus unseren Branchen

Gesundheitswesen

Anfragen, Verordnungen und Abrechnungsunterlagen strukturiert verarbeiten. Mit Blick auf Datenschutz und die Anbindung an die TI.

Kommunen und Verwaltung

Anträge prüfen, Bürgeranfragen zuordnen und Fachverfahren entlasten, damit mehr Zeit für die Menschen bleibt.

Unternehmen und Verbände

Rechnungen, Aufträge und Mitgliederanfragen automatisch verarbeiten und Daten zwischen Systemen synchron halten.

Gute Automatisierung braucht gutes Wissen.

Assistenten und Agenten arbeiten so verlässlich wie die Informationen, auf die sie zugreifen. Unsere Dokumentationsplattform hält dieses Wissen geprüft und aktuell.

Dokumentation ansehen

FAQ

Häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.

Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?

Gut geeignet sind Abläufe, die regelmäßig wiederkehren, nach klaren Regeln funktionieren und viel Abtippen, Kopieren oder Weiterleiten erfordern. Typische Beispiele sind Eingangsrechnungen, Anfragen per E-Mail oder Formular, Auftragsbestätigungen, Datenabgleiche zwischen Systemen und Berichte.

Welche Rolle spielt KI dabei?

KI ist ein Werkzeug, kein Selbstzweck. Sie hilft dort, wo Regeln allein nicht reichen: beim Lesen unstrukturierter Dokumente und E-Mails, beim Zuordnen von Anliegen oder beim Formulieren von Antwortentwürfen. Feste Regeln, Schnittstellen und klassische Workflows bleiben die Grundlage.

Behalten wir die Kontrolle über Entscheidungen?

Ja. Wir legen gemeinsam fest, an welchen Stellen ein Mensch prüft und freigibt. Unsichere Fälle werden nicht automatisch entschieden, sondern mit allen Informationen an die zuständige Person weitergegeben. Jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert.

Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?

In der Regel nicht. Wir binden vorhandene Systeme wie ERP, CRM, Buchhaltung, Fachverfahren, E-Mail oder Ablage über Schnittstellen an. Wo keine Schnittstelle existiert, finden wir einen sauberen Weg, etwa über Exporte, Datenbanken oder eigene kleine Dienste.

Wie gehen Sie mit Datenschutz und sensiblen Daten um?

Wir planen Datenflüsse nach DSGVO und wählen KI-Modelle und Hosting passend zur Sensibilität der Daten. Auf Wunsch laufen Modelle in europäischen Rechenzentren oder auf eigener Infrastruktur. Gerade im Gesundheitswesen und in Kommunen ist das oft Voraussetzung.

Wie schnell sehen wir Ergebnisse?

Ein erster Prozess lässt sich häufig innerhalb weniger Wochen als Pilot umsetzen. So sehen Sie früh, wie viel Zeit tatsächlich eingespart wird, bevor weitere Abläufe folgen.

Kontakt aufnehmen

Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?

In einem ersten Gespräch schauen wir uns gemeinsam an, welche Aufgaben bei Ihnen regelmäßig anfallen und wie viel Zeit sie binden. Sie erhalten eine Einschätzung, wo Automatisierung schnell wirkt und was dafür nötig ist.

E-Maildigital@ewandel.comTelefon0155 60541344
Ihr Ansprechpartner:
Daniel Pichel

Daniel Pichel

Head of Digital Innovation | AI Enablement Lead